PRIVACYVERKLARING MHC Liberty
Dit is een privacyverklaring van Mixed Hockey Club Liberty, gevestigd te
Dongen en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van
Koophandel onder nummer 40271660. Deze privacyverklaring omschrijft welke
persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de hele EU geldt dezelfde privacywetgeving.
GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij verzamelen en slaan de volgende (persoons)gegevens op in het LISA
ledenadministratiepakket:
(a) naam/voorletters/tussenvoegsel
(b) adres
(c) postcode
(d) woonplaats
(e) telefoonnummer
(f) emailadres(sen)
(g) telefoonnummer(s)
(h) geboortedatum
(i) geslacht
(j) bankrekeningnummer
(k) inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord)
(l) nummer scheidsrechterskaart (indien van toepassing)
Toelichting bijzondere persoonsgegevens
Gegevens over gezondheid, zoals ziekte of (langdurige) blessures worden door
teammanagers en coach geregistreerd. Bij langdurige afwezigheid wegens
gezondheidsredenen kan het lidmaatschap gepauzeerd worden. Dan worden ook de ledenadministratie + contributie op de hoogte gebracht.
DOEL + VERWERKING
Lidmaatschap
Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum voor effectueren lidmaatschap
Verwerkingen: Door ledenadministratie, contributie, technische commissie
(voor indelen in juiste team), voor informatieverstrekking
en uitnodigingen bijeenkomsten.
Verwerking door: Liberty Ledenadministratie, Liberty Financiën en KNHB
Bewaartermijn: Twee jaar na beëindiging lidmaatschap.
Na beëindiging lidmaatschap kan toestemming gegeven
worden voor een langere bewaartijd voor bijzondere
evenementen zoals een reünie.
Wij verwerken (mogelijk) ook persoonsgegevens van u indien u:
(a) het inschrijfformulier invult op www.mhc-liberty.nl
(b) zich inschrijft voor een Liberty evenement
(c) zich aanmeldt voor een Liberty nieuwsbrief (naam en e-mailadres)
(d) via het contactformulier op www.mhc-liberty.nl contact met ons opneemt
(e ) ter benadering na einde lidmaatschap voor bijvoorbeeld een reünie of een bijzondere gebeurtenis (als u daarvoor toestemming heeft gegeven bij inschrijving)
(f) bij uitzondering mogen sponsoren en stakeholders onze leden benaderen met direct marketing. Hiervoor dienen leden zelf digitaal toestemming te geven voor het gebruik van hun NAWTE gegevens. De verwerking geschiedt door het betreffende bedrijf op voorwaarde dat zij handelen volgens de AVG.
(g) u jeugdtrainer bent. Dan slaan we alle persoonsgegevens op (a t/m l) + kopie van uw identiteitsbewijs. T.b.v. het opstellen van de arbeidsovereenkomst en salariëring. Verwerking geschiedt resp. door MHC Liberty en de samenwerkingspartner.
(h) zitting neemt in het bestuur, een commissie of werkgroep. Naam en foto worden gebruikt om u voor te stellen op de website en op LISA. Hiervoor vragen we vooraf uw toestemming. Verwerking geschiedt door de commissie communicatie en de webmaster. Gegevens worden verwijderd na uitdiensttreding.
(i) jonger bent dan 16 jaar, maar dan uitsluitend met schriftelijke toestemming van uw ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger. Dit is aangegeven op het inschrijfformulier.
COOKIES
Een cookie is een klein tekstbestand dat met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze website - en welke pagina’s - door bezoekers wordt bekeken.
Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.
U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.
Vindbaarheid privacyverklaring > Wij verwijzen in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan naar deze privacyverklaring (in pdf) die vindbaar is op de website van de vereniging.
Werken met verwerkersovereenkomsten > Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
Software update > Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
Data back-up > Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up (LISA).
Persoonsgegevens buiten de EU > Wij als vereniging verklaren dat wij nooit
persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Toegankelijkheid > In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.
Vernietigen persoonsgegevens > Wij als vereniging verklaren dat wij alle
persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Beveiligingsmaatregelen
- software is beveiligd met gebruiksnaam en wachtwoord
- computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord
- telefoons zijn beveiligd met een code of vingerafdrukherkenning
- onze website is ingesteld op gebruik via een beveiligde verbinding
- administratiepakket LISA heeft een beveiligde verbinding
- persoonsgegevens zijn opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een
gebruikersnaam en wachtwoord
- wij als vereniging hebben geen papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan
INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR
U hebt het recht MHC Liberty te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren.
Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal MHC Liberty deze verwijdering doorgeven aan eventuele derden die de betreffende gegevens van de club hebben ontvangen.
U kunt contact opnemen via [email protected] voor:
(a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken
(b) de overdracht van gevoelige, medische en/of andere bijzondere persoonsgegevens
(c) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring
(d) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken
(e) correctie, beperking, wissing of overdracht van uw gegevens
(f) bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens of beelden door MHC Liberty
BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring
genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking.
DERDEN
Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:
(a) de KNHB
(b) sponsoren (bij uitzondering en uitsluitend met uw toestemming)
FOTO’S
Wij kunnen foto’s maken van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze accommodatie en deze publiceren op onze website. Heeft u hier bezwaar tegen, dan dient u dit aan te geven via [email protected].
BEWAREN VAN UW GEGEVENS
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de
verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. We bewaren uw gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.
WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
KLACHT OVER DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
d.d. 24 september 2019
